浅谈法院信访档案的管理
张智涛
信访机关在处理人民群众来访工作中直接形成并集中存在起来的具有文字、图表、声像等真实记录。信访档案的管理是信访工作的一项重要而基础的工作，它的完整性直接关系到以事实为依据的信访工作的客观公正性。目前，国内有关的信访法规中，对信访档案的收集、整理、归档和管理等工作尚无具体的规定和明确的规范，而只是对丢失、隐匿、擅自销毁信访档案材料的事后处理明确了相应的法律责任。为此，笔者试对如何进一步规范信访档案工作进行探讨。
一、了解信访档案的特点，为信访工作全过程服务
信访档案与信访工作息息相关，是一种专门档案，它是信访活动的真实历史记录，在国家档案中占据特殊地位。除具有一般文书档案的原始记录性、信息性、凭证性、价值性等特点外，还具有自身公正性的特点。一是信访档案是信访工作全过程的重要记录。它不仅是信访工作活动真实的历史记录，也是群众信访案件处理的重要历史资料，是信访工作有形资产的依据和证明，更是信访工作中一种无形资产的依据和证明。所以说，信访档案是信访工作管理和处理事务过程中形成的原始性、记录性、知识性、信息性的 重要信息资源。二是信访档案是信访工作全过程的详实记录。一份完整的信访档案，详实地记录了信访问题发生的时间、地点、事情的经过以及关联的人物，不仅有信访人和机关的印信，而且有主管机关的调查处理经过和结论，上级机关的批复和当事人对处理结论的态度，保留着真实的历史标记。
二、提高对信访档案工作作用的认识，为信访工作规范化建设服务
一是信访档案工作是信访工作中一项不可缺少、不能替代、不容忽视的基础性工作。通过查阅信访档案，可使领导掌握有关的历史资料，了解信访工作规律，便于对现实问题做出正确的分析和判断，同时也为贯彻有关政策和规定、指导工作提供了历史依据和处理问题的借鉴案例。二是信访和各党政机关、社会团体和企事业单位在各个时期、各个阶段指导和开展信访活动的情况，其中既有成功的经验，又有失败的教训。充分借鉴和利用信访档案材料，关于从历史经验教训中汲取知识养料，不仅有利于当前工作的顺利开展，也有利于今后工作的统筹安排，为创造一个有利于经济社会协调发展的良好环境提供条件。三是信访档案中不仅有信访者书写的材料，而且有组织的调查处理经过和结论，对现实同类问题具有借鉴作用，对处理重信重访、越级信访、申诉信访等是不可缺少的依据。特别是在处理历史遗留信访老案时，由于机构更迭，人事变迁，仅靠大概回忆和口头介绍都无液晶于事，只有借助于信访档案处理问题，以信访档案为可靠依据，才能有效避免随意性，减少失误。只有完整齐全的信访档案，才可以变“死档案”为“活证据”，从根本上解决问题。
三、做好信访档案的归档工作，为信访工作打下良好基础
信访档案分案件档案和文书档案两类。案件档案即信访部门对一件信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的归档案卷；文书档案则是信访部门在工作中自身形成的和上级下发的业务性文件和资料等各种文书材料的归档卷宗。一是把以纸质为载体的信访事项，通过收集、整理、加工等程序，按每件信访事项受理的编号顺序，用专门的档案装具（盒、柜）存放。每件信访档案材料的排列次序一般为：领导批示、请示、处理单、调查报告、调查过程中的有关材料、原始信访件、信封。二是对数字信访档案归档，就是对以光盘、硬盘、优秀等新型介质为载体的信访档案进行归档。应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联，在数字信访档案与传统信访档案之间，建立准确、可靠的标识关系，按照年度、类目进行打压缩包，拷贝至新型介质上，并贴上标签存档。这样，通过建立数字信访档案，既可以提高档案的利用效率，又可以减少借阅过程中对纸质档案的人为磨损。
四、加强信息化建设，实现信访档案信息资源共享
一是收集电子文件。随着办公造化的普及，各信访部门都产生了大量的电子文件，将这些电子文件以虚拟全宗形式集中起来，也就成为信访档案信息化建设的一个主要途径。为此，信访档案机构必须加紧研究电子文件的接收、保管、利用的技术手段和方法，为实际工作提供理论依据。二是纸质信访档案的数字化。目前，信访档案多以纸质档案为主，为实现档案信息资源的共享，对纸质档案进行数字化势在必行。各信访档案机构应扬长避短，充分利用所藏档案信息资源的优势，优先对有特色的和利用率较高的档案进行数字化。三是构建信访档案信息数据库。信访档案信息数据库的建设主要包括以下几个方面的内容：档案案卷级目录的建设、档案文件级目录的建设、档案全宗级目录的建设、专题档案目录建设和档案全文信息数据库建设等。建立高质量的信访档案信息数据库，要保证具有较完备的档案信息资源，做好信访档案的收集和整理工作。收集整理是利用档案的先行条件，收集的目的就是为了集中统一保管，维护案件之间完整，保持历史真实面貌，以便更好地进行信息化建设。
五、加强信访档案保护工作，为社会稳定服务
维护信访档案的完整和安全是档案管理工作的基本要求，档案管理的目的是为了提供利用，因此既不能片面强调保护档案而不考虑利用方便，同时也不能只顾一时利用方便，不考虑档案的保护，而影响档案长远利用。在实际工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”：一是防盗，要设置专用铁柜进行保管；二是防破坏，防止人为造成对档案的损坏；三是防火，及时排除一些火灾隐患；四是防水，杜绝淋湿、浸泡现象；五是防尘，灰尘和烟尘不宜太浓；六是防潮，按标准规定相对湿度在50%--60%为宜，过度潮湿可使档案形成纸砖；七是防霉变，以往档案中多使用糨糊粘补，易形成档案蛀虫；八是防鼠，定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案；九是防虫，定期在柜子中放置樟脑球，定期喷洒虫剂，以达到杀菌作用；十是防光，强烈的紫外线可使档案褪色，纸张也会变黄发脆，损害档案寿命。
三亚市人民政府关于印发《三亚市工程建设领域农民工工资保证金制度管理办法》的通知
海南省三亚市人民政府
三亚市人民政府关于印发《三亚市工程建设领域农民工工资保证金制度管理办法》的通知
三府[2010]193号
各镇人民政府，各区管委会，市政府直属各单位：
《三亚市工程建设领域农民工工资保证金制度管理办法》已经市政府五届第56次常务会议审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
二Ｏ一Ｏ年十二月八日
三亚市工程建设领域农民工工资保证金制度管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步做好建筑、水利水电、交通运输行业农民工工资保证金制度的实施工作，建立预防和解决拖欠或克扣农民工工资的长效机制，保护农民工的权益，维护社会稳定。根据省的有关规定，结合我市实际，制定本办法。
第二条 市人力资源和社会保障部门主管本市行政区域内农民工工资保证金缴纳及管理工作。市住房和城乡建设、水利、交通运输、国土环境资源、规划、发展和改革、公安、监察等职能部门以及中国建设银行三亚分行按照各自职责做好相关工作。
第二章 农民工工资保证金制度适用范围
第三条 凡在我市行政区域内从事土木、建筑工程、线路管道设备安装工程、室内外建筑装修工程（包括新建、扩建、改建项目）的建设单位和施工企业。
第四条 凡在我市行政区域内开发建设的水利水电工程项目的项目法人和参加水利水电工程项目的施工企业。
第五条 凡在我市行政区域内施工的公路、桥梁、港口（水运工程）、管道等所有交通运输行业施工工程项目的项目法人和参加交通运输行业工程项目的施工企业。
第三章 建设单位办理工程项目施工许可必备条件
第六条 建设单位（项目法人或代建单位）在办理工程项目施工许可必须同时提供以下材料：
（一）市劳动保障监察机构开具的建设单位（项目法人或代建单位）和施工企业按规定足额存入农民工工资保证金的缴费证明；
（二）由建设单位（项目法人或代建单位）书面承诺如出现拖欠工程款导致施工单位无法按时足额支付农民工工资时，可由市劳动保障监察机构从工资保证金中先予支付；由施工单位书面承诺当拖欠农民工工资时,同意市劳动保障监察机构按规定从其农民工工资保证金中划支拖欠的农民工工资;
（三）由建设单位（项目法人或代建单位）书面承诺承担因拖欠工程款导致施工企业拖欠农民工工资而造成工期延误的责任。
第四章 施工企业参加工程项目投标必备条件
第七条 施工企业在参加工程项目投标资格审查时，必须同时提交以下三项内容的材料：
(一)书面说明以前所承建工程项目农民工工资支付情况；
(二)书面承诺中标后按规定足额存入农民工工资保证金，并同意市劳动保障监察机构可按规定从其工资保证金中划支拖欠的农民工工资；
(三)提交对其以前所承建工程项目有管辖权的劳动保障监察机构出具的《未拖欠农民工工资证明》，证明其在截止竞标之日止不存在拖欠或克扣农民工工资的行为。
工程项目投标申请人未提交的，在资格审查时，由市交通、水利等行政部门对其实行“一票否决”。经市劳动保障监察机构调查，发现施工企业在参加工程项目投标时未如实反映工资支付情况，存在隐瞒事实、出具伪证的，应向主管该项目的行政部门通报，由主管该项目的行政部门禁止其在2年内参与工程项目竞标。
第五章 农民工工资保证金缴纳标准
第八条 建设单位（项目法人或代建单位）和施工企业必须在工程开工前分别按工程中标价的2.5%向市人力资源和社会保障部门指定的帐户存入农民工工资保证金。
第九条 工程项目实行总承包的，由总承包施工企业缴纳农民工工资保证金，参与该工程项目分包的施工企业应向总承包企业缴纳农民工工资保证金。
第十条 已先予划支农民工工资保证金的建设单位（项目法人或代建单位）或施工企业，必须在接到划支通知书之日起30日内，向原帐户交存已先予划支的农民工工资保证金数额2倍的工资保证金。
第六章 农民工工资保证金缴纳程序
第十一条 建设单位（项目法人或代建单位）与施工企业签订正式合同后，按规定及时将农民工工资保证金足额存入市人力资源和社会保障部门指定的帐户。
第十二条 建设单位（项目法人或代建单位）与施工企业持银行出具的缴纳农民工工资保证金凭证、中标通知书、施工合同到市劳动保障监察机构审核备案，领取由市劳动保障监察机构出具的缴纳农民工工资保证金证明书。
第十三条 建设单位（项目法人或代建单位）与施工企业持市劳动保障监察机构出具的缴纳农民工工资保证金证明书和银行缴款凭证到相应的行政部门办理施工许可手续。无市劳动保障监察机构开具的缴纳农民工工资保证金证明书的，一律不得核发施工许可证或批准开工报告。
第十四条 建设单位（项目法人或代建单位）或施工企业办理施工许可手续后的5个工作日内应提供施工许可材料的复印件交市劳动保障监察机构备案。
第七章 农民工工资保证金的使用与管理
第十五条 建设单位（项目法人或代建单位）有下列行为之一的，经市住房与城乡建设、水利、交通运输行政部门认定后，市劳动保障监察机构按规定从其存入的工资保证金先予划支，不足部分由建设单位（项目法人或代建单位）从应付的工程款中划支：
（一）建设单位（项目法人或代建单位）不按合同约定拨付工程款或增加工程项目的工程款，导致施工企业拖欠农民工工资的；
（二）建设单位（项目法人或代建单位）违法与施工企业签订垫资合同，造成施工企业拖欠农民工工资的；
（三）建设单位（项目法人或代建单位）因未与施工企业进行结算，或者因结算产生争议未向施工企业支付工程款，造成施工企业拖欠农民工工资的。
（四）建设单位（项目法人或代建单位）直接发包未在建设行政主管部门登记备案的，由建设单位（项目法人或代建单位）负拖欠工资的全责。当出现此类直接发包施工单位拖欠农民工工资时，建设单位（项目法人或代建单位）应先支付被拖欠的农民工的工资，再向直接发包施工单位追偿支付款额。
第十六条 施工企业有以下行为之一的，市劳动保障监察机构可按规定从其存入的工资保证金中先予划支，不足部分由承担用工主体单位支付：
（一）工程项目实行总承包，分包单位已向总承包单位缴纳农民工工资保证金，其分包单位拖欠农民工工资的；
（二）承包单位将承包的工程转包或者违法进行分包出现拖欠农民工工资的；
（三）施工企业转让、出借资质证书或者以其他方式允许他人以本企业的名义承揽工程出现拖欠农民工工资的；
（四）施工企业未将工资直接发放给农民工，造成“包工头”携款逃匿拖欠农民工工资的。
第十七条 除省直属单位、在省级工商局注册登记的企业、外省（自治区、直辖市）驻琼机构的工程项目的农民工工资保证金的缴纳与管理由省级劳动保障监察机构负责外，其他工程项目农民工工资保证金的缴纳与管理由市人力资源和社会保障部门负责。
第十八条 由市人力资源和社会保障部门在指定银行设立专户存放保证金，专款专用。市住房与城乡建设、水利、交通运输行政部门每季度向市劳动保障监察机构报送上一季度已批准建设工程项目的相关信息；同时市劳动保障监察机构向各职能部门通报一次保证金的缴纳、动用和退还情况，并接受纪检监察机关、财政部门的监督。
第十九条 市劳动保障监察机构按以下程序先行划支工资保证金：
（一）农民工因拖欠、克扣工资向劳动保障监察机构投诉。
（二）经市劳动保障监察机构调查认定施工企业有拖欠或克扣农民工工资行为的，或者经市住房和城乡建设、水利、交通运输行政主管部门认定施工企业确因建设单位（项目法人或代建单位）拖欠工程款而无法支付农民工工资的，由市劳动保障监察机构下达《划支拖欠工资通知书》，在5个工作日内从农民工工资保证金中先予划支。
（三）加强对工资保证金的追缴补充。建设单位（项目法人或代建单位）和施工企业原交纳的工资保证金，支付被拖欠、克扣的农民工工资后，必须在30日内补充交存已划支金额2倍的农民工工资保证金。
（四）农民工工资支付保证金不足以支付被拖欠农民工工资的，不足部分由市人力资源和社会保障、住房和城乡建设、水利、交通运输等行政部门责成施工企业支付，或从建设单位（项目法人或代建单位）在应付工程款中支付，在工程结算时扣除。
第八章 农民工工资保证金的清算退还
第二十条 建设单位（项目法人或代建单位）和施工企业在工程项目竣工后，方可向市劳动保障监察机构申请退还农民工工资保证金。
第二十一条 市劳动保障监察机构在退还农民工工资保证金前必须核实是否有工资拖欠、克扣的情况。如有以下情形之一的，暂不予退还：
（一）审查该工程项目的工资发放情况表时发现有工资拖欠、克扣行为的；
（二）正在办理涉及该工程项目的工资拖欠、克扣案件的；
（三）工程竣工后在工地张贴公示，在公示期内接到拖欠、克扣工资的投诉举报的；
（四）通过其他途径发现该工程项目存在工资拖欠、克扣现象的。
第二十二条 市劳动保障监察机构在核实该工程项目没有拖欠工资行为或在处理该工程项目拖欠工资案件结案后5个工作日内向农民工资保证金存入银行出具证明。建设单位（项目法人或代建单位）和施工企业凭此证明到存入保证金银行办理退款手续，银行应在1个工作日内将其所存入的农民工工资保证金本金或余款及其相关利息一并退还建设单位（项目法人或代建单位）或施工企业所指定的帐户。
第九章监督检查
第二十三条 市人力资源和社会保障、住房和城乡建设、水利、交通运输等行政部门要各司其职，各负其责，加强部门间沟通配合，形成工作合力，确保农民工工资保证金制度的建立及有效运转。
第二十四条 任何组织和个人发现建设单位（项目法人或代建单位）或施工企业有未缴纳农民工工资保证金行为，有权向市劳动保障监察机构举报。
第二十五条 对有拖欠或克扣农民工工资记录的建设单位（项目法人或代建单位）、施工企业，市人力资源和社会保障部门要及时将该企业通报给市住房和城乡建设、水利、交通运输行政部门，各职能部门依法将其记入企业不良信用档案，列入黑名单。同时充分发挥新闻媒介的舆论监督作用，宣传积极主动存入农民工工资保证金、信誉良好的企业；对恶意拖欠、整改缓慢的企业，要予以曝光，营造有利于农民工工资保证金制度实施的社会舆论氛围。
第十章 法律责任
第二十六条 市劳动保障监察机构在工程项目实施过程中，发现建设单位（项目法人或代建单位）或施工企业未按本办法规定缴纳农民工工资保证金的，按劳动保障监察规定，责令限期改正；拒不改正的按《劳动保障监察条例》有关规定，给予其2000元以上2万元以下的行政处罚，并通报给市住房和城乡建设、水利、交通运输行政部门，由其责令停工整改。
第二十七条 对已被划支农民工工资保证金的建设单位（项目法人或代建单位）或施工企业，未在规定的时限内向原帐户交存已被划支保证金数额2倍的工资保证金的，市劳动保障监察机构通报给市住房和城乡建设、水利、交通运输行政部门，由其责令停工整改。
第二十八条 对拖欠工资数额在20万元以上50万元以下，影响恶劣的建设单位（项目法人或代建单位）或施工企业，由住房和城乡建设、水利、交通运输行政部门给予黄牌警告，记入企业诚信档案。两年内被两次黄牌警告的，或者拖欠工资数额在50万元以上、引发群体性上访案件并造成恶劣社会影响的，依法记录在其诚信档案内并予以公告，两年内不得参与工程建设投标活动。
第二十九条 对无故拖欠农民工工资、致使工资难以追偿引发严重影响公共秩序事件的建设施工企业，公安部门对其法定代表人或负责人依法实施治安管理处罚，构成犯罪的，依法追究其刑事责任。
第三十条 市劳动保障监察机构对不符合条件的施工企业坚决不予开具《未拖欠农民工工资证明》。对没有经市劳动保障监察机构开具《未拖欠农民工工资证明》和《缴纳工资保证金证明》的建设单位（项目法人或代建单位）和施工企业，市住房和城乡建设、水利、交通运输行政主管部门和经办个人不得超越本规定，私自发放施工许可证和批准开工报告。市住房和城乡建设、水利、交通运输行政部门批准未缴纳或未足额缴纳农民工工资保证金企业开工建设的工程所发生的拖欠、克扣工资等引发群体案件造成恶劣影响的，将追究该行政部门主要领导和相关责任人员的责任。
第三十一条 市人力资源和社会保障部门要依法管理和使用农民工工资保证金，做到专款专用。对各职能单位有违反本规定行为的，由市监察部门对相关责任人进行查处，依法给予相应的行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第三十二条 政府及其部门作为建设单位拖欠工程款，造成拖欠农民工工资的，视情节轻重，由上级行政机关或者行政监察机关依法追究主要责任人的相应责任。
第三十三条 银行工作人员出具虚假凭证、挪用工资保证金或由于其他原因造成工资保证金流失的，未在规定时间内退还保证金的，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。流失的保证金，由银行予以赔偿。
第三十四条 施工企业分包给专业及劳务分包企业的，必须依法订立承包合同，明确专业工程及劳务价款的支付时间、支付方式等。
第三十五条 禁止将建设工程发包给无用工资质的组织和个人，凡因无用工资质的组织、个人承包建设工程造成拖欠、克扣农民工工资的，由发包方承担责任。
第十一章 附则
第三十六条 本办法自2010年 月 日起施行。
第三十七条 《三亚市建筑领域农民工工资保证金制度实施办法》（三府办〔2005〕155号）自本办法施行之日起废止。